为推进我校档案事业在新的起点上健康、有序、可持续发展，使档案工作在学校发展中发挥更大作用，根据中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，以及《湖北省档案事业发展“十三五”规划》和《武汉市档案事业发展“十三五”规划》要求，结合我校档案事业发展实际，制订本规划。

一、制定规划依据

档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案工作是高校的基础性工作，是衡量高校教育质量和管理水平的重要尺度之一。学校档案是对学校建设过程的真实记录，它客观地反映着领导决策、基础设施建设、研究开发、学科建设、人才培养等各方面的过程和成果。因而，学校档案既是学校的知识财富，又是社会的知识财富。保存档案的目的既是为了保存历史，又是为了记录前人的智慧、经验和成果，以供后人查阅、借鉴和享用。加强对档案的利用与研究，可以使我们继承和借鉴前人经验，充分认识过去，开创未来。在我校教育、教学改革不断深入的历史时刻，档案工作如何适应学校的发展，提高现代化管理水平，实现档案数字化，提高档案利用效率，是档案馆服务全校工作的一个重要课题。为此我们要站在对历史负责，为现实服务，替未来着想的高度，努力开创学校档案工作的新局面。

二、档案工作基本现状

1、档案工作组织机构设置情况

武汉软件工程职业学院档案馆是合并办学后新设置的处级机构。2013年7月，在我校党委的关怀与指导下，档案馆正式成立。2013年之前学校设置了综合档案室并挂靠在校行政办公室。档案馆主要职责是贯彻执行党和国家关于档案工作的法律方针、政策，负责贯彻实施《中华人民共和国档案法》；起草制定本校档案管理的有关规定；负责收集、整理、鉴定、统计、保管和提供学校各种载体的档案资料，为学校教学、科研等各项工作服务。为了加强档案工作的领导，学校有一名副校长分管档案工作，并成立了档案工作领导小组。

2、学校档案工作队伍的建设

目前我馆共5名工作人员，其中具有副高级专业技术职称的人员1名、中级专业技术职称的人员2名、档案学硕士1名、情报学硕士1名。全馆工作人员在学校党委的领导下，肩负着“为党管史、为国守史、为民服务”的神圣使命，认真履行“存凭、留史、资政、育人”的职责，本着实事求是的工作原则，努力做到常规工作有规范，服务质量有提升。此外，还组建了31人的兼职档案工作人员队伍，档案工作形成了管理网络。

3、硬件设施、设备建设情况

近年来，学校党委给予了高度重视和支持，档案馆在软硬件设施和办公条件方面都得到了极大的改善。新场馆环境良好且在相对独立的一个办公场所，总建筑面积1200平方米，其中库房260平方米。库房内配置了密集架、防磁柜、空调、除湿机、臭氧消毒机、温湿度计等，办公室配有计算机、打印机、复印机、扫描仪等，并实现了档案库房、阅览室、办公室“三室分开”的要求。

4、馆藏情况

我校档案馆馆藏一个全宗，按《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》进行分类、编号、编目、排架，共分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会等十二大类。目前馆藏档案共计3840余卷，案卷排架长度近65米，另有照片档案1860余张。

5、近几年主要工作情况

（1）新场馆建设。档案馆新场馆位于学校综合楼西侧，总建筑面积1200平方米，其中库房260平方米，预留了学校今后足够20年库容量。 目前我校档案馆实现了档案库房、阅览室、办公室“三室分开”的要求。安装了防盗门窗及防护栏，配置了报警器、灭火器、温湿度计、吸尘器、空调及其他“八防”设施，此外，配置了计算机、扫描仪、服务器、打印机、复印机、检索目录柜、除湿机、工作台及符合档案管理要求的其他设施及档案装具，保证了档案工作的正常开展。（2）制度建设。根据档案工作情况，我们严格按照国家相关法律法规，并结合我校实际制定各项管理制度。制定了《武汉软件工程职业学院档案管理办法》、《武汉软件工程职业学院档案实体分类和档号编制方法》、《武汉软件工程职业学院案卷目录、归档范围、保管期限表》、《档案工作人员职责》、《武汉软件工程职业学院档案工作应急预案》等管理办法和制度。（3）人才队伍建设。目前我校专职档案工作人员5名，其中具有副高级专业技术职称的人员1名、中级专业技术职称的人员2名、档案专业硕士2名；兼职档案员31人。为了提高档案工作人员的业务素质，我校大力支持专职档案员参加国家和省市档案局举办的业务学习培训班，到兄弟院校和档案工作先进单位学习取经；积极组织各学院、各部门兼职档案员进行业务学习，加强兼职档案员培训工作，有针对性地进行工作检查和业务指导。（4）档案信息化工作。从设备采购到位、请专业公司扫描近十年学籍、文书档案，到组织完成近年来文书档案目录的著入及部分目录与全文的挂接，实现了档案管理系统的初步投入使用的目标，档案信息化建设短时间内从无到有全面铺开。（5）档案达标工作。经过充分的准备，我们严格按照《湖北省企业、科技事业单位档案工作目标管理考评办法》的要求，认真仔细地对学校文书、学籍、教学、科研、设备、出版、外事、基建、财会、声像、实物十一大类档案进行了收集、整理、归档，并对文书、教学、学籍等档案材料进行信息化扫描、挂接。在整个档案达标创建过程中，领导高度重视、制度健全、保障有力、管理规范，评审达标对学校意义重大，也让学校档案建设水平到达一个更高的平台。2016年10月底我校顺利通过档案工作“省一级”达标验收。

三、指导思想及工作目标

在学校党委、行政的领导下，坚持以邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观为指导，深入贯彻习近平总书记系列重要讲话精神，紧紧围绕学校的中心工作，牢牢把握档案资源开发利用和信息化建设重点，立足档案材料的收集整理，加强档案资源建设，加强档案基础业务建设，坚持依法治档，促进档案事业全面、协调和可持续发展，努力完成档案规范化管理达标复查认定工作，为学校发展提供优质服务。

到2022年，全校档案工作基本实现以下主要目标：

1、建立充满活力的档案工作机制

随着我国高职教育不断深化和发展，学校档案工作正面临着新的发展机遇和挑战，只有认清形势，与时俱进，才能抓住机遇，健康发展。一是要健全和完善档案工作机制。相对固定各部门兼职档案员，完善档案工作人员网络，形成纵横关系协调的档案工作组织和人员体系。二是建立岗位责任制，引入激励机制，重视对现有专兼职档案工作人员的继续教育和培训，形成一支爱岗敬业、整体素质优良的档案工作队伍。三是建立工作考核体系，将档案工作的考核纳入综合目标考核体系之中，以此增强各职能部门负责人和全体教职员工的档案意识。四是加强制度建设，进一步完善现行档案工作制度。

2、加强“三个体系”建设，持续做好服务工作

首先，档案资源体系建设。坚持以校为本的原则，在丰富档案馆藏、优化资源结构上下功夫，逐步建立数量充足、内容丰富、结构合理、特色突出、质量优良的档案信息资源体系。其次，档案服务体系建设。树立全面服务观念，逐步实现简化整理、强化检索、优化服务的工作目标。掌握信息，主动服务，积极配合学校发展建设的各项工作。利用现代化手段开展档案信息服务工作，为用户提供方便、快捷、准确的档案信息服务，全面提升服务效率和质量。最后，档案安全体系建设。一是完善档案安全管理机制，规范各岗位各环节管理制度，增强防范能力。二是确保档案实体和信息安全，切实落实库房安全措施。三是加强构建数字档案容灾备份体系，争取异地备份。

3、加大档案信息化建设力度，努力实现档案馆信息网络化管理

科学规划、合理布局、分步实施，逐步建立起全校性的档案信息管理网络。积极推进档案目录数据库、全文数据库和多媒体档案数据库建设；建立起校内局域网，使档案馆与校内各立档部门形成一个档案管理网络系统，实现网上归档，确保电子档案归档完整、准确、系统、快捷。为了给校领导和有关职能部门提供有关信息，可采用档案馆与校内部分领导办公室和部分职能部门密码联接的办法联网，使档案利用分层次、分级别进行，确保档案信息的安全；加强网站建设、充实网页内容，宣传档案工作及馆藏信息，使档案信息目录逐步上网，实现个别档案网上查询，扩大利用。

四、重点工作及保障措施

围绕2019年达标复查测评，完成档案工作规范化管理复查准备工作。将2018年作为重点筹备年，制定具体工作方案，按部就班推进以评促建工作的开展和落实。

1、难点问题整改

主要包括我校基建项目的验收、基建档案的整理、审计报告的规范、学籍档案（包括遗失的、信息不全的）的补缺、档案编研的完善、声像档案的征集等。

2、老校档案资料清理

老校档案资料积压量大，清理任务繁重。2007年合校之前几所老校的档案资料十分混乱、积压量巨大，极不利于查找与利用。清理老校档案是一项耗时又要求十分缜密的工作，如果要在达标复查之前将老档案整理完毕，人力及财力的投入必不可少。首先我们要依据整理工作的时间要求、整理规模，核算相应的人力、财力支出，合理制定整理工作计划；其次专项整理积压档案工作量极大，所以我们既要全局统筹，又要合理分配，必要时选择业务外包以便降低成本、提高工作效率；此外积压档案经过长时间的搁置，灰尘、斑渍、病菌等污染物不可避免，这都将对档案工作人员的身体健康造成无形的伤害。必需为工作人员提供防护工具，例如专用工作服、口罩、吸尘器等。

3、信息化建设

将档案信息化纳入学校信息化建设整体规划之中；配备档案数据管理专用服务器；加强档案数字化工作，建立馆藏所有门类档案的目录数据库，按照《关于印发武汉市文书类电子档案著录与数据格式规范的通知》（武档〔2016〕4号）和《关于印发武汉市纸质档案数字化实施细则的通知》（武档〔2016〕13号）规范著录，建立全部文书档案（永久、30年）和利用频繁的专业档案、照片档案的全文数据库；建立有照片、音频、视频等多媒体档案数据库；电子档案数据实现两种以上介质及两套以上安全备份，并对备份数据定期进行技术检测、迁移。

每年档案收集整理归档工作及档案数字化工作量大，由于人员不足，我们目前采取数字化外包方式。首先，选择档案数字化外包服务是为了降低我校档案管理成本及人力投入，“外包”并不意味着我们可以卸下工作中的一个“大包袱”，实际上外包加工前期的调研、中期的监管、后期的验收等工作都需要我们亲力亲为。更重要的是外包之前资料的收集、内容的鉴别、类目的梳理等等都要反复按照严格的工序细致地完成。其次，数字化外包仅仅是在我们原有档案整理工作的基础上，对所有文件资料进行全文扫描、系统录入等，以便于短期内完成巨大的工作量。如果没有我们档案馆工作人员前阶段充分的准备，就没有后阶段实施外包项目的可能性。

武汉软件工程职业学院档案馆

2018年1月