各部门： 

为全面做好2020年度及学校新冠疫情防控、精准扶贫档案材料收集归档工作，做到各类归档资料完整、齐全，根据国家档案法规及高等学校档案工作相关要求，请各部门按照学校的归档范围统筹做好档案材料的收集整理工作，确保档案材料应收尽收和安全保管，现将有关事宜通知如下：

一、归档内容

◆2020年度档案材料

（一）归档内容是2020年1月1日至2020年12月31日形成的具有保存价值的文件材料和实物，收集范围参考《2018修订版-武汉软件工程职业学院分类类目、归档范围、保管期限表》（详见附件）。

1.党群类，主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

2.行政类，主要包括行政职能部门（教务、科研、财务等部门除外）在工作中形成的文件材料。

3.教学类，主要包括学生、教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

4.学籍类，主要包括学生修业情况及异动状况材料。

5.学生资助类，主要包括我校学生资助工作中形成的具有查考和保存价值的材料。

6.科研类，主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

7.基建类，主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

8.设备类，主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

9.出版类，主要包括校报、学报等出版物。

10.外事类，主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

11.会计类，主要包括财会工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

12.声像类，主要包括本校各项活动中直接形成的声像载体材料。

13.电子类，主要包括本校各项活动中形成的录像光盘及本校各类专业数据备份等。

14.实物类，主要包括在学校各项活动和学校对外交流中形成的有保存价值的实物。

（二）重大活动档案。重大活动包括关系学校发展的各类重大活动：

1.中央、部（省）级党政领导在本校的视察活动；

2.国内外各界知名人士来校参观、访问、讲学、接受名誉职务、捐赠等活动；

3.上级部门对本校各项工作的考核、评估、验收活动；

4.党代会、教代会、校庆典礼、学生运动会等全校性的重要会议和活动；

5.学校主要领导的重要国内外公务活动；

6.学校承办的国际性学术活动、公务活动、重要赛事等，例如军运会相关的具有保存价值的纸质文件、照片、视频、实物等不同载体的档案资料。

7.由学校组织的或代表学校参加的各类全国性、国际性竞赛、会展等活动；

8.重大项目开工、奠基、落成（竣工）典礼、揭牌仪式；

9.其他具有较大社会影响的活动。

（三）往年遗漏的应该归档的材料和实物。

◆新冠肺炎疫情防控档案材料

（一）上级有关部门关于做好新冠肺炎疫情防控工作的意见、通知、通报等材料；

（二）学校关于新冠肺炎疫情防控工作的请示、批复、函、复函、报告等材料；

（三）学校关于新冠肺炎疫情防控工作形成的文件材料，包括重大决策、公告、通知、意见、通报、防控方案、统计报表、动态数据、工作报告、工作总结、召开的专门会议形成的会议材料，以及领导的重要批示、指示和讲话等；

（四）学校建立疫情防控工作机构、机构成员名单、协调机制及工作部署等相关文件材料；

（五）学校师生、校友与社会各界人士在参与疫情防控工作中的先进典型人物和感人事迹的档案资料，包括文字资料、照片、音视频、实物等。如：请战书、工作照片、志愿服务凭证、捐赠物资凭证、防护服、防护工具等；

（六）做好疫情防控工作相关物资保障、生产和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料；

（七）有关单位部门在做好疫情防控工作相关的线上线下教学安排、科学研究工作形成的文件材料、图片资料等；

（八）我校师生、校友创作的以疫情防控工作为主题的各类作品，如书法、诗词、歌曲、画作、篆刻等；

（九）各类表彰决定、感谢信件、奖状奖杯等，以及其它有保存价值的各类载体材料；

（十）其他与疫情防控工作有关的具有保存价值的资料。

◆精准扶贫档案材料

（一）上级部门下发的关于扶贫工作的重要指示、批示等文件材料；

（二）上级下发的有关扶贫工作需要贯彻执行的一般性文件；

（三）校党委对扶贫工作做出决策部署、召开扶贫工作重要会议形成的决定、意见、方案、会议记录、纪要、讲话以及相关领导关于扶贫的重要指示、批示等文件材料；

（四）我校有关扶贫工作的规定、政策或制度性文件；

（五）我校有关扶贫工作的重要报告、总结、统计报表；

（六）教师有关扶贫的科研成果；

（七）学生参加扶贫或帮扶工作的报告、总结；

（八）扶贫工作调研、培训、交流合作及扶贫协作等方面的重要材料；

（九）宣传部、新闻媒体及相关单位关于扶贫工作的宣传材料；

（十）我校扶贫工作过程中形成的声像资料；

（十一）我校参与扶贫过程中形成的重要实物；

（十二）其他与扶贫工作相关的重要材料。

二、归档要求

（一）档案收集、整理是档案工作的重要组成部分及关键环节，请各部门高度重视。各部门由兼职档案员负责本部门的档案收集工作。

（二）归档的各类文件材料应为原件，要完整齐全、真实、文字清楚，复印件一般不能作为归档文件材料。

（三）载体纸张要求。归档材料统一使用A4规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。

（四）载体字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。

（五）现代化设备形成的材料要求。打印材料内容完整、印章清晰，禁止色带打印、传真材料归档。

（六）声像档案要求。数码照片需移交电子版的原片，并且按照“武软照片模板”（见附件）填写完整；录音录像移交时需填写“武软录音录像采集表”（见附件）。

（七）材料移交归档时需同时提交“档案资料移交登记表”（见附件）一式二份，交接双方当面检查、验收、签字。凡不符合归档规范要求的，待重新修正后再办理移交手续。

（八）请于2021年4月30日前将归档材料移交到档案馆。在归档过程中，请随时与档案馆（电话：87996527）联系，档案馆提供业务咨询和技术指导。

联系人	QQ号	联 系 部 门
吴 骊	1052358362	党政办、后勤管理处、国际学院、二级学院
程 娅	2567739613	学工处、团委、创业学院、保卫处、宣传部、科技处
陈 玥	175843557	组织人事处、工会、纪委、教务处、教学督导处、财务处、实习实训中心、图书馆
李珊红	714218490	电大综合办、电大教务处、继续教育学院、开放教育学院、信息中心、离退休处

附件：

1.2018修订版-武汉软件工程职业学院分类类目、归档范围、保管期限表

2.武软照片模板

3.武软录音录像采集表

4.档案资料移交登记表

档案馆

2021年3月26日