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档案管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条为了加强学校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和教育部颁发的《普通高等学校档案管理办法》,特制订本办法。

第二条档案是指学校在从事党政、科研、教学管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。因此,学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

第二章 领导体制和机构设置

第四条学校档案工作在业务上直接受市档案局的指导，行政上由校长统一领导下做好档案工作.

第五条学校档案工作的基本任务是：

（一）认真贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；

（二）制订本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；

（四）开展档案的开放或利用工作；

（五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

（六）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；

（七）负责对全校专、兼职档案工作人员的业务培训；

（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；

（九）开展档案学术研究和交流活动。

第六条学校各院（部）、处、室、馆、中心等部门，必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并视情况配备一名专（兼）职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

第三章 学校档案工作人员

第七条学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第八条学校档案馆馆长应该由认真执行党的方针政策、热心档案事业、有馆员（或相当馆员）以上专业技术职务，有组织管理能力，身体健康的人员担任。

第九条学校档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校规模及馆藏档案数量等实际情况确定。

第四章 经费、库房和设备

第十条学校档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。

第十一条学校必须为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房并配置恒温、恒湿设施。

第五章 文件材料的归档、移交和接收工作

第十二条学校应建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的党政、科研、教学管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十三条学校应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十四条学校对科研成果、社会服务、基建工程等进行鉴定、验收时。有关业务主管部门应对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

第十五条学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案馆移交。档案馆应派人指导立卷工作。

第十六条学校文件材料的归档范围：

（一）党政管理类

主要包括学校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。

（二）教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

（三）科研类

主要包括科研管理、科研实践活动中形成的各种文件材料，尤其是本校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

（四）基本建设类

主要是指在学校基本建设和基本建设工程项目活动中直接形成的，有保存价值的文字（合同等）、图表及声像载体材料。

（五）仪器设备类

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在5万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（六）产品生产类

主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在社会服务中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

（七）出版物类

主要包括学校教职工出版的专著、学校自行编辑出版的学报。

（八）外事类

主要包括学校有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

（九）财会类

主要包括学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、账簿、报表等材料。

（十）声像类

反映学校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其配套的文字材料。

（十一）实物档案类

学校师生参加各级各类活动形成的奖状、奖杯、奖牌等（市级以上为准）。

第十七条归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第十八条归档时间应按以下要求：

（一）学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年6月底前归档；

（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档；

（三）科研、基建等部门，应在项目完成后两个月内归档。

第十九条凡由学校与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。

第二十条学校档案原则上由学校档案部门永久保管。在国家需要时，或学校所存部分档案列入有关国家档案馆接收范围时，应向有关国家档案馆提供所需部分档案原件或复制件。

对因学校分立或合并，其分设或合并前的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，经协议由一校或合并后的学校档案馆统一保存。有关学校在利用这部分档案时，应予优先照顾，并提供方便。

第二十一条学校中的个人在其从事党政、科研、教学管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向学校档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为已有。

第二十二条学校档案馆要注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。

第六章 档案 管 理

第二十三条学校档案馆要对档案进行分类、编号和排列。

第二十四条学校档案馆应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并造册报经校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十五条学校档案馆应指定专人负责进行下列统计工作：

（一）对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计；

（二）按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第二十六条学校档案库房的技术管理工作，应有专人负责，建立和健全有关规章制度。

第二十七条 学校档案馆应研究和改进档案保护技术。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。

第二十八条学校档案馆应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。

第七章 档案的利用与开放

第二十九条学校档案馆应按照规定向全校和社会开放档案。

并遵循下列规定：

（一）凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属开放范围的档案，并可以摘录或复制；

（二）利用者要求复制档案，一般由档案室负责办理，并可按有关规定合理收费；

（三）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍；

（四）外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理；

（五）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。

第三十条学校档案馆应设立专门的阅览室，并提供档案目录（属开放范围的）、全宗指南、档案馆指南等。

第三十一条馆藏档案属下列情况之一者不宜开放：

（一）涉及党和国家秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的。

第三十二条对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经分管领导同意；涉及未公开的技术问题须经科研主管部门负责人同意，必要时要报请校领导审查批准。

第三十三条学校档案馆所保存的档案，主要供学校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经校档案馆馆长同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准。

第三十四条学校档案馆必须编制必要的检索工具。著录标准按国家标准3792．5～85《档案著录规则》执行。

第三十五条学校档案馆应积极开展档案的编研工作。出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请校领导批准。

第三十六条对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，须经分管校领导批准。

第三十七条学校档案部门应采取多种形式，如举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。

第八章 考核、奖励与处罚

第三十八条学校档案馆应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对档案工作执行得好的部门和个人应该给予适当的奖励。

第三十九条对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。