武汉软件工程职业学院 武汉市广播电视大学

档案管理制度

为了规范我校档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等有关规定，结合本校实际，特制定本制度。

档案保密制度

一、认真贯彻执行上级部门关于安全保密工作的法规及学校的有关规定，定期开展档案安全保密教育及检查工作。

二、本馆档案属于下列情况之一的，不对外开放：

（一）涉及党和国家及学校秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的。

三、非工作需要不得随意谈论档案内容，不准在私人交往和通信中泄露涉密的档案资料。

四、凡涉密档案必须单独存放，专人管理，非相关人员不得接触。利用涉密档案必须履行审批手续，经分管校领导批准。

五、未经批准，任何人不得私自将档案带出本馆，不得随意阅览、复制、摘录、传播涉密档案内容。

六、向校外展示或提供档案资料时，不得泄露涉密档案内容。

七、本馆工作人员必须定期对档案的安全保密情况进行检查，发现隐患及时上报并加以改进。

八、本馆内已连接互联网或其他公共信息网络的计算机系统不允许存储、处理涉密档案信息。

档案归档制度

一、归档原则

（一）归档的文件材料必须反映我校主要职能活动和基本历史面貌；对学校工作、建设和历史研究具有重要参考作用、研究价值；对维护国家、学校、学校师生等权益方面具有凭证作用。

（二）归档文件材料必须完整、真实、准确、系统，能够反映学校党政各部门职能活动的全过程。

（三）归档文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现不同部门工作的职能特点。

二、归档范围

全校各学院、各部门归档的主要内容包括党群、行政、教学、学籍、科研、基建、设备、出版、外事、财会等方面，具体范围见《武汉软件工程职业学院 武汉市广播电视大学案卷类目、归档范围、保管期限表》。

三、归档时间

按自然年度归档的部门必须在次年六月底以前归档；按学年度归档的部门必须在次学年寒假前归档；科研、基建等部门应在项目（课题）完成通过鉴定验收后两个月内归档；会计档案在财务部门保管一年后，在次年六月底以前归档。

四、归档要求

（一）各学院、各部门应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，预测新的一年可能产生的新内容，参照归档范围，编制案卷目录。

（二）各学院、各部门的兼职档案员，在平时应做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目将办理完毕的文件材料及时收集归档。

（三）移交的各类材质的档案要求内容清晰、齐全完整、手续完备。档案业务指导人员应对移交的案卷和归档材料进行检查，对不合格的归档材料提出改正要求。

（四）移交档案必须履行交接手续。交接双方根据移交目录清点核对无误后，填写档案交接文据，签字盖章。交接文据一式两份，双方各留存一份备查。

档案保管制度

一、本校形成的各种门类和载体的档案，由档案馆集中统一管理，做到专室、专柜、专人负责保管。

二、档案馆必须安装防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防高温等设施，定期检查档案保管情况，对破损或褪色的档案要及时修补、复制或进行其他技术处理。

三、根据气候条件，适时开窗通风或关闭门窗防潮，需要时开启空调、除湿机和空气净化器等设备，使库房的温湿度控制在标准范围之内。

四、档案馆库房内严禁吸烟、存放易燃易爆物品、存放食物，保持库内整洁。

五、档案工作人员应注意库房钥匙管理，非档案工作人员未经批准，不得随意进入档案库房。下班之前巡视库房，注意关好门窗，切断电源。

六、对库房的设备设施要定期进行检查，发现隐患应当及时处理，以确保设备设施的正常运转。

七、做好日常的档案利用记载情况和统计工作，并定期检查库房的档案，发现问题及时处理。

八、档案人员变动工作时，必须严格办理交接手续，严格核实交接的档案，做到不留后患。

档案利用制度

一、本馆保存的各种门类和载体的档案均属利用范围，围绕学校的中心工作，为学校领导决策和各部门各项工作服务。

二、校内工作人员查阅档案，均属本人工作范围内所需要的档案材料，查阅超出本人工作范围的档案须经有关负责人同意方可查阅。

三、查阅党、政会议记录和其他保密档案时须经分管校领导批准方可查阅，并指定相关人员进行查阅。

四、校外单位或个人查阅档案时必须持有介绍信、工作证、身份证等合法证明，经有关领导同意后方可查阅。

五、档案利用者须履行登记手续，填写利用者的姓名、单位、利用档案的目的和内容等。

六、本馆档案一般不外借。校内有关部门确因工作原因需要借出的，需办理外借手续，并在两周内归还。

七、档案利用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得转借、抽拆、涂改、污损、折叠、丢失，违者将根据有关规定予以处理。

档案统计制度

一、档案统计是对档案的数量、保管状况、鉴定情况、利用情况以及档案部门基本情况的统计，是实现档案科学管理与决策的重要基础之一，档案部门必须认真做好档案的统计工作。

二、建立健全档案收进、移出、整理、利用、销毁等工作的统计台账，做到账物相符。

三、各类档案的统计由分管的档案人员负责统计，档案统计工作的汇总表，要指定专人负责填报。

四、档案统计资料要保证准确性、系统性、及时性和连续性。资料要完整，报送要及时。

五、每天要统计档案利用情况，每年年末统计当年档案借阅人次、卷数，总结档案利用效果。

六、档案统计人员要认真执行档案统计年报制度，每年按国家、省、市档案部门的要求及时报送各种报表。

档案鉴定销毁制度

一、在学校档案鉴定工作领导小组的领导下，档案馆和有关职能部门组成档案鉴定小组，定期开展档案鉴定销毁工作。

二、档案鉴定小组根据国家有关档案保管期限的规定，对保管期满的各种载体的档案材料，及时进行鉴定，准确地判定和提出存毁意见。

三、经鉴定确无保存价值的档案，要逐卷逐件地填写档案销毁清册，报请分管领导审批后，方可实施销毁。

四、档案鉴定小组指定两个以上监销人员。监销人员要根据档案销毁清册，认真核对档案材料，待确认无误后方可在指定地点销毁，并在档案销毁清册上签名。

五、档案销毁清册要永久保存。

计算机设备与网络安全管理制度

一、计算机及有关设备属档案馆公共财产，其使用由本馆统一安排和调配，未经批准不得私自挪用、交换使用计算机及有关设备。

二、馆内局域网和计算机及有关设备由专业技术人员负责日常维护、管理，定期进行检修、保养，定期进行软件升级。

三、由本馆安排专门人员，负责档案信息的录入、修改、打印、管理，档案管理系统的维护，数据的备份与恢复，档案馆网页的更新。

四、使用计算机及有关设备的工作人员，必须熟悉使用要领，严格按照规定的程序进行操作，发现设备故障必须及时报告，由专业技术人员进行维修，严禁私自拆修。

五、下班前必须检查室内所有的设备、照明、电源和门窗，需关闭的电源及时切断，必须保留的电源在保证安全的前提下开启。全面检查无误后，方可离去。

六、对工作中涉及的具有保密性质的文件、资料、程序、数据必须严格权限管理，设定专人负责，机密信息严格按权限查阅；工作人员不得利用工作之便查看超越自己权限范围的机密信息。

七、不得随意摄影、打印、复制涉密的文档资料、数据，因工作需要摄影、打印、复制时，须经档案馆负责人批准后方可进行，重要资料须报请校有关领导批准。

八、计算机网络系统的保密口令不得泄密给其他任何非涉此口令管理人员，保密口令每三个月更改一次，机密信息的远程传输必须加密后进行，并作好工作记录。

档案馆工作职责

一、宣传贯彻执行《档案法》等国家、教育部和湖北省及武汉市关于档案工作的法令、政策和规定；

二、拟定全校档案工作年度计划，制定档案馆中、长期发展规划，制定学校档案工作规章制度，指导、监督、检查各项制度的落实情况；

三、全面负责学校党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会等十大类档案的管理，包括各类档案及有关资料的接收（征集）、鉴定、整理、分类、统计、保管、销毁等工作；

四、做好档案实体的保护工作，确保档案的完整与安全；

五、负责档案数字化建设，包括网络建设、网络管理、网上归档等工作；

六、负责编辑档案参考资料，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源为校内外人员利用本校档案提供优质服务；

七、负责学校档案队伍建设，包括专兼职档案员的业务学习、学术研究和岗位培训等；

八、负责开展馆际之间的交流协作，做好馆内外档案宣传和教育工作。

九、完成校领导和上级有关部门安排的其他工作。

档案工作人员职责

一、认真贯彻执行《档案法》和有关档案工作的规章制度，忠于职守，积极工作。

二、完成各类应归档文件材料的收集、整理、立卷工作。对各职能部门的归档工作进行监督和指导。

三、妥善保管各类档案，并编制检索工具、汇编档案资料，提供档案利用。

四、整理馆藏档案，科学分类排列、系统编号，使之达到规范标准，并做好档案的鉴定、统计工作。

五、搞好库房管理，落实“八防”措施，保护档案安全，并定期核对清理档案，保证账物相符。

六、负责对全校档案的业务指导和档案的执法监督、检查，及时处理业务方面的有关问题。

七、积极参加业务培训，参加有关学术交流活动，不断提高业务素养和管理水平。

八、认真贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定，维护涉密档案的安全。